Mind (metro) mapping

J’utilise au quotidien un outil de "mind-mapping" qui me permettent de représenter schématiquement mes idées suivant une organisation hiérarchique.J’ai longtemps utilisé PersonalBrain, dont le principe d’utilisation est intuitif. Mais la version gratuite est trop limitée pour une utilisation avancée.

Aussi me suis-je tourné vers le duo Freemind / XMind. Le premier permettant de créer des cartes heuristiques, le second affinant leur présentation.

Aussi, ai-je particulièrement apprécié cet article de 2803 qui présente univers sous forme de cate de métro.

Voici mon préféré.

Nouvelle mission

Je me suis tenu éloigné de ce blog depuis trop longtemps. Plusieurs raisons à cela, la principale étant que je travaille sur une nouvelle mission consistant à faire de la Maîtrise d’oeuvre sur une application interne à Renault basé sur MVS. Il s’agit donc d’une application relativement ancienne mais parfaitement fonctionnelle qu’il s’agit de maintenir et de faire évoluer

D’autres projets, plus personnels me tiennent aussi éloigné de ce blog. Mais je vais essayer de dégager un peu de temps.

Promis.

Pas le temps

j’ai beaucoup de travail en ce moment et je suis une formation de Chef de projet le soir, deux fois par semaine que je prépare entre-temps. Aussi, n’ai-je pas le temps de blogger en ce moment, à peine de twitter.

Incompréhension

Des histoires de générations ne comprenant pas la suivante et/ou la précédente, il y en a beaucoup. "Ne faites pas confiances à un mec de plus de trente ans " criait-on il y a quelques années. Mais dans le monde merveilleux des technologies, ces histoires semblent plus nombreuses qu’à l’accoutumée.

Le développeur de l’application FaceBook pour iPhone arrête (aussi ici). La cause de cet abandon est la difficulté de passer au travers du processus de validation d’Apple, y compris pour une simple modification applicative. Les exemples (j’en ai parlé ici) abondent, mais le plus intéressant est le blocage de Google Voice. Personne ne comprennant rien à ce processus, Apple a décidé de le rendre transparent en indiquant à quelle étape du processus se trouve une application soumise pour approbation. Mais pas les critères de cette approbation.

Cette incompréhension porte aussi sur les possibilités, usages et les failles possibles des smartphones et de leurs applications. Le danger existe, certes, mais il peut être réduit grâce à l’utilisation de technique de sécurisation. Quant à la phrase "On n’a plus de dossiers, on n’a plus de courriers et tout est dans les ordinateurs", elle témoigne d’une incompréhension totale du processus de dématérialisation de l’information.

L’incompréhension du fonctionnement d’internet, la méconnaissance des services existants ainsi que la facilité conduit certains utilisateurs à se créer des adresses email dépendant de leur opérateurs. Un projet de loi envisage de demander aux opérateurs de conserver le service email pour leurs anciens clients et/ou de faire suivre le courrier. Personnellement, la seconde proposition me suffit.

 

 

Sex and email and rock’n'roll

Le fameux refrain "Sex and drung and rock’n'roll pourrait bientôt connaître un changement majeur avec l’étude scientifique rapportée par l’auteur de l’excellent plungin GTDInbox pour Gmail et Firefox. Cette addiction est due à ce que le destinataire, en regardant sa boite email, ne sait pas s’il sera récompensé (sa boite email est pleine) ou non.

 

 

Less is more

Cela fait quelque temps que je n’ai pas posté d’article sur mon blog. Différentes raisons personnelles et professionnelles m’en ont empêché. La lassitude d’écrire chaque jour quelque chose d’intelligent, drôle et pertinent aussi, il faut l’avouer.

Je souhaite développer plus longuement la partie professionnelle. Je travaille actuellement sur un projet d’achat et de mise en oeuvre de licences de logiciels. Un gros projet. Il y a donc toute une phase d’étude amont lors de laquelle j’ai pu établir des hypothèses, faire des recherches pour les confirmer et les chiffrer puis présenter un dossier complet en comité de décision.

J’ai remarqué lors de ce travail que la forme importe autant et parfois plus que le fond. En effet, si certains modèles de documents ont une forme imposée, le traitement de l’information et la présentation sont laissés libres. Dans ce cadre, "less is more" : il faut présenter la bonne information mais seulement celle-ci. J’ai donc été amené pour préparer certains documents à consulter des sites tels que celui de Pierre Morsa ou comparer les présentations de Steve Jobs face à celle de Microsoft m’ont amené à réfléchir et épurer mes présentations.

Et ce qui devait arriver se produisit. Sous le double effet d’une présentation effectuée suivant les standards "maisons" mais dont je n’avais gardé que la substantifique moelle et de bons chiffres (VAN positive, faible période de retour sur investissement, etc) mon projet fut accepté.

Les 7 étapes de la migration Thunderbird vers MS Outlook

Il existe des solutions pour migrer les archives de la messagerie Thunderbird qui sont classées dans un répertoire local vers MS Outlook. Mais elles imposent le plus souvent de passer par des logiciels tiers et/ou l’utilisation d’Outlook Express.

Oublions ces solutions. Oublions aussi les messageries basées sur le protocole POP3 et supposons que cette migration s’effectue dans un cadre professionnel avec une messagerie de type IMAP4 dans laquelle l’organisation des dossiers et messages du serveur force celle du client email et inversement.

Pour les messages et les dossiers qui existent sur le serveur, pas de problème. A l’ouverture l’Outlook, messages et dossiers seront automatiquement créés dans Outlook et la "migration" s’effectue sans problème.

Que faire pour les messages locaux qui ne figurent plus sur le serveur et stockés dans un répertoire local par Thunderbird ?

1. Considérer qu’Outlook est le client email par défaut et créer un répertoire servant au transfert sur le serveur. Pour des raisons de commodités, il s’appellera "transfert" ;
2. Dans "transfert", recréer la hiérarchie des répertoires qui existe sur le répertoire local de Thunderbird. mais une autre hiérarchie est possible. Le répertoire "transfert" et sa hiérarchie étant stocké sur le serveur,Outlook et Thunderbird pourront y accéder ;
   • Attention, il est possible qu’une demande d’abonnement manuel dans Thunderbird soit nécessaire pour chaque répertoire et sous-répertoire de "trasnfert" ;
3. Dans Thunderbird, copier manuellement les messages contenu dans chaque répertoire et sous-répertoire local  vers son équivalent de"transfert" sur le serveur local. Vérifier le nombre de messages ;
4. Dans Outlook, vérifier que le nombre de messages stockés dans un sous-répertoire particulier de "transfert" est bien celui attendu (et noté à l’étape précédente) ;
5. Créer un nouveau fichier de données Outlook qui sera stocké localement. "archives" est un nom parfait.
6. Déplacer chaque répertoire de "transfert" vers "archives" et vérifier que le nombre de message contenu dans chaque sous-répertoire d’ "archives" soit celui attendu à l’étape 3 ;
7. Si le fichier d’archive Thunderbird contenait un nombre important de messages, il est nécessaire de ne pas transférer l’ensemble de ces messages en une seule fois à cause des limitations de taille de messagerie. Il faut répéter les étapes 3 à 6 plusieurs fois.

C’est fini  Enfin… presque.

Il peut arriver que les messages envoyés par le propriétaire de la messagerient apparaissent dans Outlook comme "reçus" le jour de la migration. Dans ce cas, dans la fenêtre d’affichage des différents emails, remplacer la colonne "reçus" par "envoyés" et les messages pourront être classés par ordre chronologique.

Spam et jambon Label rouge

Avec le temps, les différents systèmes sensés nous informer (emails, sms, tweets et mises à jours des profils de réseaux sociaux) nous inondent sous un flux incessant de messages qui ne nous apportent aucune information. Voir qui pourrissent notre boite email ou sont incompréhensibles (le fameux tweet et son url raccourcie ou le langage sms).

Mais entre le spam qui part directement à la poubelle et le jambon "Label rouge" que l’on doit impérativement conserver, comment gérer l’entre-deux ?

Il faut mettre en oeuvre un système automatisé de gestion des informations/emails reçus. Par des filtres judicieux (sur les emails transmis sans texte, sur ceux qui nous demandent de promouvoir une information sur des réseaux sociaux, …) et en "éduquant" nos interlocuteurs en leur expliquant dans une réponse automatique pourquoi vous ne répondez pas à leur sollicitation).

D’autres stratégies peuvent aussi être mises en place, par exemple, se désinscrire des différentes newletters qu’on ne lit plus, utiliser le "+" dans une adresse gmail, multiplier les adresses emails, …

Gestion de projet

Un petit lien rapide vers Gantter, gestionnaire de projet gratuit sur internet (via) mais si l’on peut télécharger quelque chose sur son ordinateur, il y a Open Workbench

Rassemblement !

La multiplication des sites sociaux a amené la nécessité d’avoir une seule interface pour les utiliser tous en même temps (publier un commentaire sur Twitter tout en téléchargeant des photos sur Flickr et en vérifiant le statut de ses amis sur Facebook, …). Mais personne ne pouvait consulter tous les profils en même temps. Thierry propose quelques idées pour regrouper ses traces numériques sur internet.
Dans le même ordre d’idée, il peut être intéressant de saisir et diffuser une seule offre d’emploi pour plusiers sites …

Nouvelle mission

 Cela fait une éternité plus d’une semaine que je n’ai pas posté sur mon blog. Aussi, je vous dois une explication. J’ai une nouvelle mission et une nouvelle organisation personnelle.

Ma nouvelle mission consiste à faire un état des lieux d’une application chez Renault. La découverte de mon nouvelle environnement ainsi que la fin de ma mission précédente créent une charge de travail importante que je ne peux résorber que par des horaires étendus… Ce qui me laisse moins de temps pour blogger.

J’ai aussi décider de passer plus de temps avec mes enfants que je ne vois, en semaine, que le soir.  Au lieu de traiter mes emails personnels, je prends le temps du dîner avec eux, même si je ne mange pas. C’est une petite occasion en plus de discuter entre les différents plats qui est très agréable.

Et voilà…

 

Web 2 en entreprise

Si l’on peut se poser la question de l’utilité des réseaux sociaux et des outils de partage de connaissances en entreprise, en voici deux exemples probants :

• Samuel Bouchard a réussi à réaliser une étude de marché ET à nouer des contacts intéressants en utilisant les réseaux sociaux (LinkedIn et autres Facebook). il indique d’ailleurs dans ce post des ressources inédites (SlideShare, YouTube et Twitter ) ;
• Cisco utilise massivements ces outils pour innover dans un contexte de crise aggravée ;

En lisant ces posts, je ne peux qu’être optimiste pour l’utilisation massive de ces outils dans certaines entreprises pour mes enfants et administrations pour… mes arrière-petits enfants.

Prenez une feuille et un crayon et écrivez, s’il vous plait

Une idée reçue en France est la pertinence de la graphologie comme moyen de cerner une personalité. Combien d’annonces d’emploi avons nous vu demandant d’envoyer un CV et une lettre de motivation manuscrite ? Pourtant, nous savons qu’il n’y a aucune corrélation entre l’écriture et la personnalité.
Néanmoins, contrairement à Roland, je vois une épreuve écrite qui peut être intéressante. Demander à un candidat de résumer un dossier par écrit, et vérifier ainsi son esprit de sunthèse, son ortographe, sa syntaxe, … car il aura été déconnecté de toutes les aides matérielles qu’un ordinateur peut apporter.

Hein ? Quessequi dit le meussier ?

J’ai reçu hier un email au bureau. Incompréhensible. Une dizaine de personnes différentes se sont succédées pour transmettre la patate chaude, chacun donnant son avis, apportant des éléments, se référant les uns aux autres ou se contredisant mutuellement. Lorsque je l’ai reçu, j’ai passé environ ving minutes à lire le mail, revoir les arguments de chacun et dix pour en faire une synthèse permettant d’arriver à une conclusion.
Plusieurs hypothèses :

• Il aurait été utile le créer une réunion, même virtuelle, où chacun expose ses arguments. Mais l’analyse de l’email incriminé montre que certaines réponses ont nécessité une recherche d’argument incompatible avec la tenue d’une réunion ;
• Il aurait été utile d’utiliser un outil collaboratif de type wiki pour enrichir la discussion au fil de l’eau. Une possibilité intéressante mais ne tenant pas compte de l’évolution de la réflexion et de l’échange des arguments/contre arguments ;

En fait, ce ne sont pas les outils qui sont inadaptés mais l’utilisation de ces outils. Personne n’a songé à faire une synthèse. Chacun a lu le mail qui lui était envoyé, parfois le précédent, mais personne n’a suivi le fil de la discussion.
Cependant, l’email tel que nous le connaissons pourraît être amélioré en terme de présentation. Permettant, par exemple, de supprimer les signatures multiples et autres disclaimers. De faire une synthèse du cheminement de l’email (qui a envoyé l’email à quel interlocuteur ? quand ?). De pouvoir facilement afficher ou non certaines parties de la conversation afin de revenir sur un argument particulier, … Il faut donc que les clients emails évoluent pour apporter un nouveau lot de fonctionalités et de se concentrer sur les fils de discussion en plus des emails.

Un comportement professionnel

Bientôt Noël, et malgré la crise, la frénésie d’achat de nos contemporains va recommencer. Avant de faire une pause de quelques jours pour prendre des forces avant les soldes.

Lors de ma recherche sur catalogue, j’ai remarqué des circuits Scalextric Micro. Souhaitant vérifier la compatibilité des pièces entre-elles, j’ai contacté la boutique Slot&Go, à Paris, vendredi soir. Tôt le lendemain matin, j’avais reçu une réponse détaillée et circonstanciée me conseillant une autre gamme.

Un professionnalisme, hélas trop rare, dont l’équipe peut se féliciter.

Le commerce 2.0 doit aussi se baser sur les qualités du 1.0

Du Gmail dans votre Oulook

J’ai déjà parlé de la méthode GTD et de la possibilité de l’utiliser avec Gmail ou sur son mobile. Qu’existe-t-il pour Outlook ?

• Pour ceux qui ne peuvent pas installer de plugin, par choix ou parce que les règles de leur entreprise les en empêchent, une méthodologie spécifique existe ;
• Grâce à Pierre Morsa, il nous savons qu’il est possible d’utiliser un plugin gratuit, JelloDashboard qui  paramètre entèrement Outlook ;
• Une autre possibilité est d’utilser un autre plugin, présenté par TechCrunch. Grâce à Taglocity (que je n’ai pas essayé), vous pouvez tagger vos emails afin de les organiser à la manière de Gmail. Il ne reste plus qu’à créer les bonnes étiquettes.

Disclaimers signés

Avez-vous remarqué, à la fin de emails que vous recevez, le "disclaimer" qui vous demande d’effacer l’email si vous n’etes pas son destinataire légitime, etc. Ils sont automatiquement ajoutés avec la signature aux emails sortants des entreprises. Il s’agit d’une excellente initiative, destinée à la protection juridique de l’entreprise en question.

Le problème vient de leur mise en oeuvre. Si vous ne prenez pas soin de supprimer ce disclaimer lorque vous lui répondez, votre conversation épistolaire devient rapidement illisible, car elle est truffée de ces panneaux protecteurs. De plus, le volume induit augmente considérablement.

Il faudrait donc que les lecteurs emails (MS Outlook express, Apple Mail, Thunderbird et tous les autres) puissent les identifier et ne conserver que le dernier ou qu’un seul par entreprise.

 

 

De la meme manière, il serait opportun que ces memes lecteurs emails permettent d’avoir deux signature envoyées suivant le contexte : une première envoyée lorsque l’on démarre ou que l’on intervient pour la première fois dans une correspondance et la seconde lorsque l’on intervient la n ième fois dans une conversation.

 

Méthodes de programmation

Trouvées sur Wikipedia, les méthodes agiles de développement informatique (Scrum ou Extreme programming) qui se concentrent essentiellement sur l’application (à développer), ses fonctions, l’équipe, la collaboration entre les différents intervenants et la réactivité au changement. A l’opposé de la méthode planificatrice traditionnelle.

Grande liste de Tâches à  Définir

En cherchant des méthodes pour traiter plus efficacement les tâches courantes, personnelles et professionnelles, j’ai découvert la méthode Get Things Done de D. ALLEN vulgarisée par un ouvrage récent en français, S’organiser pour Réussir : Getting Things Done (méthode GTD) qui est une méthode de gestion des priorités afin d’obtenir des résultats au lieu de perdre son temps à le gérer (plus d’info sur Wikipedia). Ayant déjà lu un certain nombre d’articles sur le sujet, j’ai comencé à mettre en oeuvre ma propre méthode. Lire le livre sus-mentionné me permettra d’approfondir les concepts et me permettra d’améliorer leur mise en oeuvre.

Ainsi, professionnellement, je travaille sur un certain nombre de sujets liés au déploiement international de logiciels pour Renault. Je travaille principalement en utilisant quelques outils basiques : l’email, un calendrier/gestion de tâches, un cahier et un fichier texte destiné à recueillir des informations.

Dès que l’on m’appelle et/ou que je reçoit un email, je note les points importants : s’il s’agit de tâches, je les exécute dans la foulée si elles ne durent pas plus de cinq minutes. Sinon, je les programme avec un outil de calendrier/gestion de tâches. Cette prise de notes peut se faire sur un cahier (appel téléphonique, réunion, …) ou dans mon fichier texte.

Ce fichier texte est très structuré, à chaque entrée peut correspondre une ou plusieurs sous-entrées. Cela me permet de retrouver rapidement les informations dont je dispose car à chaque "topic" ne correspond qu’une entrée. Les informations sont archivées dans un outliner tel que FreeMind, TiddlyWiki dont j’ai parlé ici ou PersonalBrain que j’affectionne particulièrement pour son coté très graphique permettant de se concentrer sur une seule "pensée". Mes répertoires ainsi que ceux d’Outlook express suivant la même organisation.

Le soir venu, j’effectue une collecte et une revue des tâches et informations :

• Je met mes notes à jour, principalement en reportant les informations de mon cahier vers mon fichier texte ;
• Prépare mon emploi du temps en fonction des réunions, des tâches à réaliser, …

Ainsi, ma journée est planifiée et si je suis interrompu, je me reconcentre rapidement sur ce que je faisais auparavant

A noter que TiddlyWiki peut être utilisé comme un outil de GTD avec les templates MonkeyGTD ou GTD TiddlyWiki.

Il y a aussi quelques blogs consacrés au sujet, mais je tenais à citer Palsambleu !, qui y consacre une série d’articles.

RapideRapide

A la recherche d’un outil simple, rapide et gratuit pour gérer mes notes de manière hiérarchique, dans un seul panneau (one pane outliner), j’ai trouvé TiddlyWiki. Le principe est l’utilisation d’un fichier de type html appelé wiki (un système de gestion de contenu de site web qui rend les pages web librement modifiables par tous les visiteurs qui sont autorisés). L’utilisateur peut ainsi créer des notes, les lier entre elles ou en créer de nouvelles automatiquement en cliquant sur un WikiWord (deux mots attachés). Ce fichier contenant son propre code ainsi que le texte saisi, il peut àªtre lu et/ou modifié via un simple navigateur web (MS Explorer, Firefox, Safari, etc). Le représentant le plus célèbre des wiki est Wikipédia.

Cet outil que l’on peut modifier à  loisir est très pratique si l’on souhaite un système de notes organisées et hiérarchique. On peut ajouter des tags à  certains paragraphes “tiddlers” et envoyer le fichier à  un interlocuteur en lui indiquant les tiddlers à  lire. Par contre, il manque à  mon avis un système d’indentation simple et visuel à  utiliser lors de la saisie ainsi qu’un système de mémorisant es derniers tiddlers ouverts.

J’aurai pu utiliser Word mais il manque la possibilité de masquer certains paragraphe ainsi que la création de liens automatiques.

 

A lire également cet article à  propos d’un wiki boursier.

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