via D. ALLEN lui-même

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J’ai déjà parlé dans ce post des applications portables qui s’exécutent depuis n’importe quel ordinateur (PC ou Mac) sans installation. Il y a la Framakey, la Liberkey, OS X portable app, etc.

Mais ces applications ont un gros défaut : elles nécessitent un ordinateur pour fonctionner. Je me suis donc demandé quelles applications utiliser en ligne, aussi accessibles depuis les mobiles :

• Pour les emails Gmail ou Yahoo!Mail ;
• Pour les contacts, chaque fabricant offe sa solution (par exemple, Nokia avec Ovi) mais aussi des solutions dédiées, telles que Soocial ou GooSync (avec la version Premium) ;
• Pour les calendriers, de nombreuse solutions existent parmi lequelles celles de Google ou Yahoo.
• Pour les contacts, cela se complique, mais ToodleDo et RememberTheMilk sont parfaits pour être utilisés avec la méthode GTD ;
• Pour la gestion des mots de passe, PassPack est parfait si l’on a confiance.

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Un petit post pour donner mon avis sur Gmail. Disponible dans une nouvelle version pour mobile, je vais m’intéresser à la version "traditionnelle". Depuis peu sont apparues de nouvelles fonctionnalités telles que les emoticons/smileys, le répondeur automatique, la possibilité d’ajouter des étoiles de toutes les couleurs pour marquer les emails, …

Ces innovations répondent à mon avis à deux buts : une interface plus "user friendly", qui apporte des facilités à tous les utilisateurs et la centralisation des services fournis par Google aux utilisateurs de Gmail. Il en est ainsi, par exemple de la possibilité d’ajouter la possibilité d’afficher le calendrier ou les derniers documents utilisés dans la colonne de droite.

Malheureusement, même si de nombreuses fonctionnalités ont été ajoutées, beaucoup de besoins professionnels ne sont pas couverts, parmi lesquels :

• Pas de possibilité de demander la confirmation de la réception d’un email ;
• Pas de possibilité de demander l’affichage du dernier email d’une conversation ;
• Pas de possibilité d’archiver les anciens emails d’une conversation en cours ;
• Pas de possibilité d’avoir une signature html (il faut un plugin, par exemple Wisestamp) ;
• Pas de gestion des tâches native. Pour ma part, j’utilise l’extension GTDInbox et jongle avec les différentes étiquettes liées lorsque je ne suis pas sous Firefox. Il est également possible via une extension, d’utiliser RememberTheMilk (lire aussi cet article consacré à l’intégration de la méthode GTD avec RememberTheMilk). Mais ces palliatifs ne suffisent pas. ;
• Pas de possibilité d’annoter un email, à la manière de ce que permet XNote, l’extension de Thunderbird, si pratique pour commenter un email et l’afficher à la volée.

 D’autres plugins et extensions pour Gmail. Le fait de rajouter des plugins (pour une un ordinateur particulier) va à mon avis à l’encontre de la philosophie de Gmail. Cela alourdit  l’interface tout en restreignant l’accès aux fonctionalités à un seul ordinateur. C’est dommage

 Malgré ces critiques, je ne pourrai plus me passer de Gmail que j’utilise chaque jour pour lire mon courrier, ajouter quelques tâches que je ne peux faire que depuis mon iMac, …

 A part cela, on peut utiliser les applications bureautiques de Microsoft en ligne.

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En cherchant des méthodes pour traiter plus efficacement les tâches courantes, personnelles et professionnelles, j’ai découvert la méthode Get Things Done de D. ALLEN vulgarisée par un ouvrage récent en français, S’organiser pour Réussir : Getting Things Done (méthode GTD) qui est une méthode de gestion des priorités afin d’obtenir des résultats au lieu de perdre son temps à le gérer (plus d’info sur Wikipedia). Ayant déjà lu un certain nombre d’articles sur le sujet, j’ai comencé à mettre en oeuvre ma propre méthode. Lire le livre sus-mentionné me permettra d’approfondir les concepts et me permettra d’améliorer leur mise en oeuvre.

Ainsi, professionnellement, je travaille sur un certain nombre de sujets liés au déploiement international de logiciels pour Renault. Je travaille principalement en utilisant quelques outils basiques : l’email, un calendrier/gestion de tâches, un cahier et un fichier texte destiné à recueillir des informations.

Dès que l’on m’appelle et/ou que je reçoit un email, je note les points importants : s’il s’agit de tâches, je les exécute dans la foulée si elles ne durent pas plus de cinq minutes. Sinon, je les programme avec un outil de calendrier/gestion de tâches. Cette prise de notes peut se faire sur un cahier (appel téléphonique, réunion, …) ou dans mon fichier texte.

Ce fichier texte est très structuré, à chaque entrée peut correspondre une ou plusieurs sous-entrées. Cela me permet de retrouver rapidement les informations dont je dispose car à chaque "topic" ne correspond qu’une entrée. Les informations sont archivées dans un outliner tel que FreeMind, TiddlyWiki dont j’ai parlé ici ou PersonalBrain que j’affectionne particulièrement pour son coté très graphique permettant de se concentrer sur une seule "pensée". Mes répertoires ainsi que ceux d’Outlook express suivant la même organisation.

Le soir venu, j’effectue une collecte et une revue des tâches et informations :

• Je met mes notes à jour, principalement en reportant les informations de mon cahier vers mon fichier texte ;
• Prépare mon emploi du temps en fonction des réunions, des tâches à réaliser, …

Ainsi, ma journée est planifiée et si je suis interrompu, je me reconcentre rapidement sur ce que je faisais auparavant

A noter que TiddlyWiki peut être utilisé comme un outil de GTD avec les templates MonkeyGTD ou GTD TiddlyWiki.

Il y a aussi quelques blogs consacrés au sujet, mais je tenais à citer Palsambleu !, qui y consacre une série d’articles.

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