Capital Letter G (Washington, DC) PhoneI often use Gmail to send email and related files such as Word, Excel and pdf files. And I also use Google documents to store online some documents I need from times to times and retreive them from the clouds.

I am aware that a Gmail functionnality allows me to open an email as a new document but I do not use it.

What I want is to store send/receive documents in Documents application. There shoud be a kind of button allowing me to do that. For example, I need from time to time (every month in fact) send a report of my activities to my company. And I also want to keep that report in Google documents.

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Il existe des solutions pour migrer les archives de la messagerie Thunderbird qui sont classées dans un répertoire local vers MS Outlook. Mais elles imposent le plus souvent de passer par des logiciels tiers et/ou l’utilisation d’Outlook Express.

Oublions ces solutions. Oublions aussi les messageries basées sur le protocole POP3 et supposons que cette migration s’effectue dans un cadre professionnel avec une messagerie de type IMAP4 dans laquelle l’organisation des dossiers et messages du serveur force celle du client email et inversement.

Pour les messages et les dossiers qui existent sur le serveur, pas de problème. A l’ouverture l’Outlook, messages et dossiers seront automatiquement créés dans Outlook et la "migration" s’effectue sans problème.

Que faire pour les messages locaux qui ne figurent plus sur le serveur et stockés dans un répertoire local par Thunderbird ?

  1. Considérer qu’Outlook est le client email par défaut et créer un répertoire servant au transfert sur le serveur. Pour des raisons de commodités, il s’appellera "transfert" ;
  2. Dans "transfert", recréer la hiérarchie des répertoires qui existe sur le répertoire local de Thunderbird. mais une autre hiérarchie est possible. Le répertoire "transfert" et sa hiérarchie étant stocké sur le serveur,Outlook et Thunderbird pourront y accéder ;
    • Attention, il est possible qu’une demande d’abonnement manuel dans Thunderbird soit nécessaire pour chaque répertoire et sous-répertoire de "trasnfert" ;
  3. Dans Thunderbird, copier manuellement les messages contenu dans chaque répertoire et sous-répertoire local  vers son équivalent de"transfert" sur le serveur local. Vérifier le nombre de messages ;
  4. Dans Outlook, vérifier que le nombre de messages stockés dans un sous-répertoire particulier de "transfert" est bien celui attendu (et noté à l’étape précédente) ;
  5. Créer un nouveau fichier de données Outlook qui sera stocké localement. "archives" est un nom parfait.
  6. Déplacer chaque répertoire de "transfert" vers "archives" et vérifier que le nombre de message contenu dans chaque sous-répertoire d’ "archives" soit celui attendu à l’étape 3 ;
  7. Si le fichier d’archive Thunderbird contenait un nombre important de messages, il est nécessaire de ne pas transférer l’ensemble de ces messages en une seule fois à cause des limitations de taille de messagerie. Il faut répéter les étapes 3 à 6 plusieurs fois.

C’est fini  Enfin… presque.

Il peut arriver que les messages envoyés par le propriétaire de la messagerient apparaissent dans Outlook comme "reçus" le jour de la migration. Dans ce cas, dans la fenêtre d’affichage des différents emails, remplacer la colonne "reçus" par "envoyés" et les messages pourront être classés par ordre chronologique.

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Personnalisation

Chacun de nous veut ressembler aux autres, pour "se fondre dans la masse" mais aussi, être unique. Cette attitude peut mener à des comportements paradoxaux, comme la préférence pour le "jean-basket-Tshirt" des adolescents. Différents et pourtant semblables. Ce désir de personnalisation, de son apparence, des objets qui nous appartiennent est universel. En voici quelques exemples.

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Il y a deux jours Gmail est tombé en panne… Enfin, l’accès web (et l’application sur mon mobile) seulement. Toute la blogosphère s’est émue de cette panne.  ReadWriteWeb s’interroge sur notre degré d’acoutumance à Gmail. Cependant Louis remet les choses en place et analyse que la panne de Gmail a occasionné beaucoup plus d’inquiétude que ses effets réels limités auraient dû.

La série des politiciens se plaignant d’internet (heu… non, pas de nom ) s’allonge. Le maire de San Francisco estime qu’il devra faire de la politique autrement car il est surveillé en permanence par les journalistes, bloggers, … qui lui dénient un quelquonque droit à l’oubli. J’estime pourtant qu’il s’git d’une bonne chose car cela rajoute de la transparence dans un monde (politique) qui en manque. Si dans l’espace, personne ne vous entend crier, dans le web, personne ne vous oublie.  Plus étonnant  d’autres personnes se plaignent d’internet et des petites choses énervantes de Facebook ou du manque d’adresse IP alors que 80% des gens ne sont pas connectés. A propos, la phrase "Ma seule excuse est que cette décision a été prise en 1977, à une époque où il n’était pas évident qu’internet marcherait" me rappelle la raison de la limitation du DOS à 640KO (époque que j’ai connue, cela ne me rajeunit pas  )

 

 

Le feuilleton de la recherche d’un Business Model rentable continue aussi. Passons rapidement sur cet article de Korben Eric indiquant que seuls les Français, y compris les entreprises, demandent à essayer gratuitement un service coûtant 10$/an. Radins ? Je crois plutôt que la mentalité française ne permet pas de valoriser les services. A la recherce du Graal d’un business model générant un cash flow important, Amazon copie la stratégie d’Apple avec son Kindle (quel nom curieux) et propose un terminal de lecture et un endroit unique pour télécharger des contenus (bientôt en via son réseau mobile préféré).

A propos d’Apple, il apparaît que l’iPhone et sa place de marché iTunes soit une mine d’or car de nombreux utilisateurs télécharge et paient massvement leurs applications mobiles. Mais la mine d’or n’est peut-être pas pour les programmeurs qui n’ont aucun contrôle sur la distribution et le marketing de leur(s) application.

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J’aime beaucoup le roman de Georges ORWELL, 1984, décrivant une dictature figée dans un éternel présent où chacun est surveillé par "télécran" et toute idée personnelle est rendue impossible par l’usage de la "novlangue".
Dans le domaine des nouvelles technologies, il en est de même : les utilisateurs, même involontaires sont surveillés et les industriels bloqués par des brevets déposés sur des concepts :

A l’inverse, d’autres sont beaucoup plus ouverts et ravis de présenter leurs produits : un nouveau musée Porshe vient d’ouvrir  

 

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Revue de presse

La lecture des journaux de la veille procurent toujours un plaisir, celui de connaître les développements d’une information qui n’était qu’esquissée. C’est ce que j’ai fait ce soir… enfin, presque. J’ai lu mes flux rss de la veille, que je n’avais pas eu le temps de lire. Mais cela ne m’a pas procuré le même sentiment. Cela m’a laissé une impression de déjà vu renforcée par le fait que cette lecture se fait anté-chronologiquement. A cette première impression s’ajoute un sentiment d’urgence déjà évoqué ici. Enfin, last but not least, survient une interrogation : que dire qui ne l’aie déjà été à de multiples reprises ? Quelle valeur ajoutée apporter ?
Cette petite revue de presse est donc basée sur une histoire rendue caducque ancienne par le flot impétueux de l’in(ternet)formation :

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Je plains les chroniqueurs qui effectuent une revue de presse quotidienne. Ils doivent lire l’intégralité de chaque journal reçu (y compris la rubrique des chiens écrasés, les petites annonces et les publicités), sélectionner les articles intéressants, trouver un fil conducteur à leur rubrique, (re)sélectionner les articles, écrire leur rubrique, la relire, la soumettre au Rédac’Chef (mais si, c’est du bon, Coco !) et enfin, livrer leur chronique au grand public. Qui l’écoute distraitement, en prenant sa douche, une tartine beurrée à la main.
N’étant pas chroniqueur professionnel, je livre donc ici quelques liens, sans autre rapport que leur intérêt :

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Revue de presse

J’ai décidé, contrairement à hier, de présenter quelques véritables bonnes idées :

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US Mailbox

J’ai reçu hier un email au bureau. Incompréhensible. Une dizaine de personnes différentes se sont succédées pour transmettre la patate chaude, chacun donnant son avis, apportant des éléments, se référant les uns aux autres ou se contredisant mutuellement. Lorsque je l’ai reçu, j’ai passé environ ving minutes à lire le mail, revoir les arguments de chacun et dix pour en faire une synthèse permettant d’arriver à une conclusion.
Plusieurs hypothèses :

  • Il aurait été utile le créer une réunion, même virtuelle, où chacun expose ses arguments. Mais l’analyse de l’email incriminé montre que certaines réponses ont nécessité une recherche d’argument incompatible avec la tenue d’une réunion ;
  • Il aurait été utile d’utiliser un outil collaboratif de type wiki pour enrichir la discussion au fil de l’eau. Une possibilité intéressante mais ne tenant pas compte de l’évolution de la réflexion et de l’échange des arguments/contre arguments ;

En fait, ce ne sont pas les outils qui sont inadaptés mais l’utilisation de ces outils. Personne n’a songé à faire une synthèse. Chacun a lu le mail qui lui était envoyé, parfois le précédent, mais personne n’a suivi le fil de la discussion.
Cependant, l’email tel que nous le connaissons pourraît être amélioré en terme de présentation. Permettant, par exemple, de supprimer les signatures multiples et autres disclaimers. De faire une synthèse du cheminement de l’email (qui a envoyé l’email à quel interlocuteur ? quand ?). De pouvoir facilement afficher ou non certaines parties de la conversation afin de revenir sur un argument particulier, … Il faut donc que les clients emails évoluent pour apporter un nouveau lot de fonctionalités et de se concentrer sur les fils de discussion en plus des emails.

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C’est le facteur !

Nous allons bientôt pouvoir suivre nos courriers à la trace. Il était déjà possible de suivre les étapes de l’acheminement d’un colis et ou de certaines lettres. Bientôt, en collant un simple timbre contenant une puce gps, il sera possible de déterminer où est cette lettre.

J’exagère à peine.

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J’ai déjà parlé de la méthode GTD et de la possibilité de l’utiliser avec Gmail ou sur son mobile. Qu’existe-t-il pour Outlook ?

  • Pour ceux qui ne peuvent pas installer de plugin, par choix ou parce que les règles de leur entreprise les en empêchent, une méthodologie spécifique existe ;
  • Grâce à Pierre Morsa, il nous savons qu’il est possible d’utiliser un plugin gratuit, JelloDashboard qui  paramètre entèrement Outlook ;
  • Une autre possibilité est d’utilser un autre plugin, présenté par TechCrunch. Grâce à Taglocity (que je n’ai pas essayé), vous pouvez tagger vos emails afin de les organiser à la manière de Gmail. Il ne reste plus qu’à créer les bonnes étiquettes.
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Disclaimers signés

US MailboxAvez-vous remarqué, à la fin de emails que vous recevez, le "disclaimer" qui vous demande d’effacer l’email si vous n’etes pas son destinataire légitime, etc. Ils sont automatiquement ajoutés avec la signature aux emails sortants des entreprises. Il s’agit d’une excellente initiative, destinée à la protection juridique de l’entreprise en question.

Le problème vient de leur mise en oeuvre. Si vous ne prenez pas soin de supprimer ce disclaimer lorque vous lui répondez, votre conversation épistolaire devient rapidement illisible, car elle est truffée de ces panneaux protecteurs. De plus, le volume induit augmente considérablement.

Il faudrait donc que les lecteurs emails (MS Outlook express, Apple Mail, Thunderbird et tous les autres) puissent les identifier et ne conserver que le dernier ou qu’un seul par entreprise.

 

 

De la meme manière, il serait opportun que ces memes lecteurs emails permettent d’avoir deux signature envoyées suivant le contexte : une première envoyée lorsque l’on démarre ou que l’on intervient pour la première fois dans une correspondance et la seconde lorsque l’on intervient la n ième fois dans une conversation.

 

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Gmail

Un petit post pour donner mon avis sur Gmail. Disponible dans une nouvelle version pour mobile, je vais m’intéresser à la version "traditionnelle". Depuis peu sont apparues de nouvelles fonctionnalités telles que les emoticons/smileys, le répondeur automatique, la possibilité d’ajouter des étoiles de toutes les couleurs pour marquer les emails, …

Ces innovations répondent à mon avis à deux buts : une interface plus "user friendly", qui apporte des facilités à tous les utilisateurs et la centralisation des services fournis par Google aux utilisateurs de Gmail. Il en est ainsi, par exemple de la possibilité d’ajouter la possibilité d’afficher le calendrier ou les derniers documents utilisés dans la colonne de droite.

Malheureusement, même si de nombreuses fonctionnalités ont été ajoutées, beaucoup de besoins professionnels ne sont pas couverts, parmi lesquels :

  • Pas de possibilité de demander la confirmation de la réception d’un email ;
  • Pas de possibilité de demander l’affichage du dernier email d’une conversation ;
  • Pas de possibilité d’archiver les anciens emails d’une conversation en cours ;
  • Pas de possibilité d’avoir une signature html (il faut un plugin, par exemple Wisestamp) ;
  • Pas de gestion des tâches native. Pour ma part, j’utilise l’extension GTDInbox et jongle avec les différentes étiquettes liées lorsque je ne suis pas sous Firefox. Il est également possible via une extension, d’utiliser RememberTheMilk (lire aussi cet article consacré à l’intégration de la méthode GTD avec RememberTheMilk). Mais ces palliatifs ne suffisent pas. ;
  • Pas de possibilité d’annoter un email, à la manière de ce que permet XNote, l’extension de Thunderbird, si pratique pour commenter un email et l’afficher à la volée.

 D’autres plugins et extensions pour Gmail. Le fait de rajouter des plugins (pour une un ordinateur particulier) va à mon avis à l’encontre de la philosophie de Gmail. Cela alourdit  l’interface tout en restreignant l’accès aux fonctionalités à un seul ordinateur. C’est dommage

 Malgré ces critiques, je ne pourrai plus me passer de Gmail que j’utilise chaque jour pour lire mon courrier, ajouter quelques tâches que je ne peux faire que depuis mon iMac, …

 A part cela, on peut utiliser les applications bureautiques de Microsoft en ligne.

 

 Voici la compilation de mes posts à propos de la synchronisation entre Google (Gmail et Calendar), Windows Mobile 5 et iMac : 

Nous avons donc une synchronisation bidirectionnelle entre iMac <=> Google et une autre synchronisation bidirectionnelle entre iMac <=> smartphone Windows Mobile. 

Bien qu’il manque la synchronisation entre mon QTEK S200/SPVM600 et Google (via GooSync par exemple), je trouve que pour mon usage, c’est amplement suffisant. Mais il s’agit déjà d’une petite usine à gaz.

 

Je rêve donc de trouver un fournisseur qui se charge de synchroniser mes contacts/tâches/notes/calendriers de n’importe quelle plate-forme vers n’importe quelle autre en temps réel.

 

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Cette semaine sont parus différents article permettant la synchronisation entre iMac (Calendrier et Carnet d’adresse) et Google (contacts de Gmail et Google calendar).

Faute de temps, je n’ai pas pu tester ces solutions mais elles ont pour avantage d’être gratuites et d’une sychronisation bidirectionnelle iMac => Google et Google => iMac.

 

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A lire

Un excellent article de Franà§ois Ziserman sur la catégorisation des sites d’ecommerce. Il remarque justement qu’alors que les catégories dont hiérarchiques (une catégorie parente, n catégories enfants et un produit, n catégories), les tags peuvent avantageusement compléter ce système en recouvrant catégories/produits.

Pour ma part, j’applique ceci à  mon courrier électronique personnel. Supprimé le classement hiérarchique dans des classeurs. Vive les tags de gmail !

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Patate chaude

Qui n’a jamis, dans le cadre professionnel, envoyé un email pour action et attendu que son correspondant lui réponde alors que ce dernier attendait des éléments supplémentaires ? Qui n’a jamais délégué une tà¢che à  un correspondant qui ne l’a pas compris ?

Afin de pouvoir refiler la patate chaude en toute tranquilité, Mac Funamizu a pensé à  l’intégrer dans les clients emails.

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Récemment, j’ai mis à  jour l’excellent logiciel Thunderbird (en version 2.0.0.6 pour les experts). Que n’ai-je pas fait ! Tout mon paramétrage était supprimé :-( Mes courriers reposaient bien au chaud dans un autre répertoire (le fameux répertoire “local” o๠peuvent àªtre déplacés les emails).

Après plusieurs reparamétrages et quelques recherches, j’ai trouvé que pour installer la version 2.0.0.6, il fallait désinstaller l’ancienne version. Chose inutile précédemment. A propos de régression, les “spam” ne vont plus automatiquement dans le répertoire qui leur est réservé :-(

Voici quelques liens glanés au fur et à  mesure de mes recherches :

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Je n’ai rien à  ajouter à  l’excellent et très documenté article de FredCavazza

Mise à  jour du 2007/12/15 : le concept d’entreprise 2.0 a déjà  vécu. En voici une définition posthume

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J’ai vu l’interface de 3Dmailbox qui est une application dite lourde de gestion des emails. Et je l’ai comparé à  celle de GMail. application lourde vs application web. Et j’ai eu du mal à  choisir ;-)

via TechCrunch.

Plus sérieusement, lorsqu’une application web offre les màªmes (voire plus) services qu’une application dite “lourde”, installée sur un ordinateur spécifique, je pense qu’il est temps de passer à  une application disponible à  partir de n’importe quel ordinateur et navigateur internet.

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